Mit einigen wichtigen Tools lässt sich Ordnung in das kreative Chaos bringen. Unser Experte Christian Meitner stellt eine Reihe äußerst nützlicher Helfer für diesen Zweck vor.
Christian Meitner
Wer als Web-Kreativer bestehen will, kann es sich nicht leisten, wertvolle Zeit durch eine ineffiziente Arbeitsweise zu verschwenden. Leider sind aber viele Designer und Entwickler eher chaotische Freigeister und schieben organisatorischen Aufgaben gerne vor sich her. Egal ob Sie nun als Freiberufler arbeiten oder fest bei einer Agentur angestellt sind, es herrscht fast immer Termindruck. Und trotzdem kann man es sich nicht leisten, eine schlampige Arbeit abzuliefern. Mal abgesehen davon, dass dies auch nicht übers Herz bringen würde. Wenn Zeitdruck herrscht, muss eben die kostbare Zeit optimal ausgenutzt werden. Im Smartphone-Zeitalter hat man viele wichtige Tools zur Organisation auch unterwegs stets dabei. Daneben gibt es aber auch noch eine Reihe interessanter Tools für den PC, die helfen, kleinere Aufgaben im Blick zu behalten, Projekte vor- und nachzubereiten und Gesamtüberblick zu behalten. Das lästige “Im-Hinterkopf-behalten” von diesen und ähnlichen Dingen kann somit an PC und Smartphone delegiert werden und der kreative Kopf bleibt frei für die eigentliche Arbeit oder kann sich öfter eine Pause gönnen.
Zeit & Projektmanagement ist ein wichtiges Thema im Arbeitsalltag eines Webdesigners. Auf Grund knapp bemessener Deadlines herrscht bei den meisten Projekten ein enormer Zeitdruck. Zusätzlich werden wir täglich mit Terminen, Aufgaben, Besprechungen sowie Anrufen und Emails konfrontiert. Um alle Projekte und Verpflichtungen zu bewältigen, ist ein effektives Zeitmanagement unerlässlich.
Doch wie kann die vorhandene Arbeitszeit bestmöglich genutzt werden? Auf den folgenden Seiten gebe ich Ihnen ein paar Ratschläge und Tools an die Hand, die Ihnen helfen können, erfolgreiches Zeitmanagement in Ihren Arbeitstag zu integrieren.
1. Arbeiten Sie mit Listen:
Um den Überblick über alle Aufgaben und Projekte zu erhalten, sammeln Sie alle Tätigkeiten in Kontextlisten außerhalb Ihres Kopfes. Stellen Sie sich zu Beginn des Tages eine Liste mit den Aufgaben zusammen, die Sie an diesem Tag erledigen sollen.
2. Prioritäten setzen:
Welche Aufgabe ist wichtig, welche ist es nicht? Nicht alle Aufgaben können die gleiche Priorität haben und dabei meistens nicht an einem Tag erledigt werden. Um die wichtigsten Aufgaben von den unwichtigeren zu trennen, kategorisieren Sie ihre Aufgaben nach einem bestimmten Schema. Teilen Sie z.B. Ihre Aufgaben in die Kategorien A = Höchste Priorität / Höchste Dringlichkeit bis hin zu D = niedrigste Priorität / niedrigste Dringlichkeit ein. Wobei Sie folgendermaßen unterscheiden sollten: höchste Priorität bedeutet im Einzelnen, dass die Aufgabe als sehr wichtig einzustufen ist. Höchste Dringlichkeit dagegen, dass die Aufgabe schnellstmöglich fertigzustellen ist. Danach arbeiten Sie die Aufgaben von A bis C in dieser Reihenfolge ab und widmen sich zum Schluss den D Aufgaben, die evtl. auch delegiert werden können.
3. Zeitfresser minimieren:
Aktivitäten wie Telefonate, freies Surfen oder Small Talk nehmen oft viel Zeit in Anspruch. Beobachten Sie sich im Alltag und überprüfen Sie, was Ihnen Zeit raubt. Reduzieren Sie zum Beispiel den Small Talk mit Ihren Kollegen und Geschäftspartnern auf ein höfliches Minimum oder vereinbaren Sie konkrete Termine und Zeitrahmen für Meetings und Telefonate und halten Sie diese konsequent ein.
4. E-Mailbearbeitung:
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die meisten E-Mails nicht innerhalb kürzester Zeit beantwortet werden müssen. Setzen sie sich also Zeiten, in denen Sie ganz bewusst offene Anfragen bearbeiten: z.B. dreimal täglich. So schaffen Sie sich Freiraum, um wichtige Aufgaben mit voller Konzentration zu erledigen. Bei der Beantwortung gilt dann die Regel: in der Kürze liegt die Würze. Viele Geschäftspartner bekommen am Tag mehrere hundert E-Mails und möchten sich nicht mit weiteren Romanen in ihrem Postfach herumschlagen. Antworten Sie höflich aber minimalistisch, das spart Ihnen und Ihrem Gegenüber viel Zeit.
5. Nein sagen:
Nehmen Sie nicht jede Aufgabe als Ihre an. In vielen Situationen ist es sinnvoll, nein zu sagen oder die Aufgabe an einen Kollegen zu verweisen. Seien Sie höflich und ehrlich. “Können Sie mir mal kurz…” und dergleichen, können sich zu zeitfressenden Zusatzaufgaben entwickeln. Sofern es die Zeit zulässt, sind diese Gefallen natürlich in Ordnung und tragen zu einem guten Betriebsklima bei.
6. Bleiben Sie im Prozess:
Erbitten Sie sich für wichtige Angelegenheiten Ruhe, damit Sie nicht ständig aus Ihrem Prozess gerissen werden. Ständiges Telefonklingeln und Zwischenfragen der Kollegen sind Faktoren, die effizientes, schnelles Arbeiten oft unmöglich machen. Vorsorglich sollten Sie also alle vermeidbaren Störungsquellen, wie z.B. Smartphone (auch Vibrationsalarm) oder E-Mail-Notifikation Ihres Computers, während der Arbeit an einer Aufgabe abstellen.
7. Nutzen Sie ein Notizbuch:
“Profis schreiben mit!” hat mir mein Mentor immer gesagt. Schreiben Sie wirklich ALLES in ein Notizbuch. Ideen, Projekte, Aufgaben – je mehr Sie aus dem Kopf auf Papier schreiben, desto besser. Das hilft Ihnen einen freien Kopf zu bekommen und Überblick zu schaffen. Am Abend können Sie sich dann kurz Zeit nehmen, die gesammelten Notizen des Tages auszuwerten und in Ihr digitales Notizbuch zu übertragen.
8. Kalkulieren Sie Auszeiten ein:
Wir können auf Dauer nur gute Arbeit leisten, wenn die Work-Life-Balance stimmt. Häufig wird dieser Aspekt in unserer Zeitplanung vergessen. Planen Sie also Zeiten ein, in denen Sie etwas für sich tun. Tragen Sie zum Beispiel “Placebo-Termine” ein, um Ihnen freie Zeit zu verschaffen.
9. Voraussetzungen optimieren:
Ein aufgeräumter und organisierter Schreibtisch ist eine Hauptvoraussetzung für Ihr Zeitmanagement. Chaos auf dem Schreibtisch kann viel Zeit kosten. Strukturieren Sie also Ihren Arbeitsplatz und Ihren Desktop entsprechend Ihrer Aufgaben. Zu viele Informationen in Form von Schriftstücken auf Ihrem Schreibtisch und Ordnern auf Ihrem Desktop lenken nur vom Wesentlichen ab.
10. Realistische Pläne:
Planen Sie stets ausreichend Zeit und Zeitreserven ein. Berücksichtigen Sie dabei alltägliche, organisatorische Aufgaben, wie z.B. E-Mail und Telefonkommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern und bündeln Sie diese in Kommunikation oder Verwaltung. Wer seine Arbeit richtig einschätzen kann und Fehler nicht ausschließt, ist auch in der Lage Termine und Ziele realistisch zu planen und einzuhalten. Das führt zu kleinen Erfolgserlebnissen und steigert die Motivation. Stress mag zwar auch als Motivationsfaktor dienen, doch nicht immer ist eine hohe Dauerbelastung der richtige Weg. Gute Planung kostet Zeit, schlechte Planung oft den Job.
11. Erfolge sichtbar machen:
Die Erfolge Ihres Zeitmanagements müssen natürlich auch erfasst und belohnt werden. Nehmen Sie sich die Zeit und überprüfen Sie am Ende eines Tages und am Ende der Woche, welche Ziele erreicht und welche Aufgaben erfüllt sind und haken Sie diese in Ihrer ToDo Liste ab. Das motiviert und bringt Spaß.
12. Richtige Definition von Aufgaben und Zielen:
Ein unerreichtes Ziel ist schlecht für Ihre Motivation. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihre Ziele erreichbar und greifbar sind. Definieren Sie in einem Projekt Meilensteine um Ihren Erfolg zu messen und den Fortschritt zu sehen. Erstellen Sie z.B. nicht eine einzelne Aufgabe mit dem Titel “Website erstellen”, sondern planen Sie Unteraufgaben wie z.B. “Kick Off Meeting” oder “Wireframes erstellen” mit ein.
13. Konzentration:
Konzentrieren Sie sich maximal auf drei Projekte gleichzeitig.
14. Aus Fehlern lernen:
Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Der Weg zu einem kontinuierlichen und erfolgreichen Zeitmanagement lässt sich nicht von heute auf morgen bewältigen. Planen Sie Fehler mit ein und analysieren Sie deren Ursprung, um diese zukünftig zu vermeiden. So verlieren Sie nicht nur die Angst davor Fehler zu begehen, sondern sammeln zusätzlich eigene Erfahrungen.
Wenn Sie die Herausforderung annehmen und sich die genannten Ratschläge zu Herzen nehmen, werden Sie feststellen, dass Sie mit der Zeit mehr Zeit haben.
